In elke organisatie komt het voor: een medewerker is niet fit en kan niet komen werken. Komt dit vaker voor? Of is de medewerker langere tijd afwezig? Dan is het slim om als leidinggevende een verzuimgesprek aan te gaan. Maar hoe pak je dat precies aan? Wij helpen je op weg.

Allereerst is het belangrijk om je te realiseren dat niet elk verzuim veroorzaakt wordt door ziekte. Spanningen op het werk, een onprettige thuissituatie of zieke familieleden kunnen ook meespelen in de overweging van de medewerker om zich ziek te melden. Ga daarom open het gesprek aan en vraag goed door. Dat maakt het eenvoudiger om te achterhalen wat de oorzaak van het verzuim is, hoe je met de situatie om kunt gaan en geeft je inzicht of je samen met de medewerker tot werkafspraken kunt komen. Wees je er overigens wel van bewust dat je niet zomaar alles mag vragen. Voorkom bijvoorbeeld dat je vraagt naar de medische oorzaak. Deze mogen alleen door de bedrijfsarts worden gesteld.

De houding van beide gesprekspartners beïnvloedt grotendeels de manier waarop het gesprek verloopt. Daarom is het goed om je bewust te zijn van je eigen houding. Wil je alleen dat de medewerker snel weer aan het werk gaat en heb je geen enkele aandacht voor de situatie van de medewerker? Dan is de kans groot dat de medewerker met de hakken in het zand gaat.

Logisch, want de persoon voelt zich dan niet gehoord en gezien. Voor een efficiënt verzuimgesprek is het goed om het werk centraal te stellen, maar ook te kijken hoe je de medewerker kan helpen. Wat heeft jouw medewerker nodig om weer aan de slag te gaan? Dit wil overigens niet zeggen dat je overal aan moet toegeven, maar onze ervaring is wel dat je met warme zakelijkheid meer bereikt dan door alleen te vragen wanneer iemand weer begint.

Zieke medewerkers hebben uiteraard contact met de bedrijfsarts, maar als leidinggevende wil je ook betrokken blijven bij je zieke medewerker. Daarom is het verstandig om frequent een gesprek in te plannen. Zo behoud je de vertrouwensband en verlaag je de drempel voor je medewerker om weer aan het werk te gaan.

Ons advies is om elk gesprek goed voor te bereiden. Waar wil je het over hebben en wat is een fijne uitkomst van het gesprek? Zo voorkom je dat je het gesprek gehaast tussen de bedrijven doorvoert. Dat is voor jou, maar vooral voor je medewerker niet goed. En als een verzuimgesprek stroef verloopt, is het moeilijker om met elkaar in contact te blijven. Zonde, want laat dat nou juist ontzettend belangrijk zijn bij en voor een zieke medewerker.

Vind je het lastig om een verzuimgesprek te voeren? Of heb je een lastige verzuimcasus waar je met ons over wilt sparren? Neem gerust contact met ons op!