Gepubliceerd op 5 januari 2022

Als jouw medewerkers zich ziek melden, wil je vast weten wat er mankeert. Hebben ze bijvoorbeeld griepklachten of moeten ze juist thuis blijven als gevolg van een ongeluk? Hoe empathisch het misschien ook voelt om te vragen welke medische klachten een medewerker heeft: bepaalde vragen kun je maar beter niet stellen. Of sterker nog, die mag je volgens de wet niet eens stellen! Wat wel mag? We leggen het je uit in deze blog.

Ongetwijfeld heb jij als werkgever een goede band met je medewerkers. Het is dan ook niet ondenkbaar dat een medewerker uit zichzelf vertelt wat hij/zij mankeert bij het ziek melden. Dat is natuurlijk prima, en in vervolggesprekken mag je dan ook best belangstellend vragen hoe het gaat. Alleen mag je als werkgever niet zelf vragen naar de oorzaak en aard van het ziek melden. Je vraagt dan namelijk naar medische gegevens en die zijn extra beschermd binnen de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Misschien denk je nu: mijn medewerker kan toch altijd weigeren om antwoord te geven op mijn vraag? Daar denkt de wetgever anders over. De AVG stelt dat de machtspositie van werkgever en medewerker niet gelijk is en een medewerker zich daarom gedwongen kan voelen om antwoord te geven bij het ziek melden. Voorkom gedoe en vraag liever niet meer waarom een medewerker zich ziek meldt.

Naast dat je niet mag vragen naar de aard van het ziek melden, mag je hierover ook niets noteren. Natuurlijk mag je in het personeelsdossier opschrijven wanneer een medewerker ziek was, maar niet waarom. Is het gebruikelijk binnen jullie bedrijf dat medewerkers zich ziek melden per mail of Whatsapp en schrijven medewerkers daarin zelf waarom ze ziek zijn? Die teksten moet je volgens de wetgever direct verwijderen. En als we dan toch bezig zijn met wat allemaal niet mag: je mag de collega’s van de medewerker ook niet informeren over het waarom van het ziek melden.

Klinkt allemaal best strikt en dat kan in de praktijk best lastig zijn. Daarom kun je het beste je medewerkers zich laten ziek melden via de telefoon. Bijkomend voordeel is dat je ook meteen met je medewerker in gesprek bent en de informatie krijgt die je gewoon mag weten van je zieke medewerker. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vragen:

• Hoe gaat het met je, en kan ik iets voor je doen?
• Wanneer denk je weer beter te zijn?
• Met welke werkzaamheden was je bezig, moet er iets worden overgedragen aan een collega?
• Waar kan ik je bereiken?

Deze laatste vraag is voor jou als werkgever handig, maar ook voor de arbodienst. Een telefonische controle, of een controle aan huis, kan namelijk onderdeel zijn van de verzuimbegeleiding. 

Wil je zeker weten dat je voldoet aan de wet? Dan is het slim om, nadat de medewerker zich heeft ziekgemeld, direct de arbodienst een telefonische controle te laten uitvoeren. De arbodienst mag namelijk wel vragen welke klachten de medewerker heeft en geeft jou vervolgens direct advies over wat je allemaal moet regelen. Wil de medewerker zich bijvoorbeeld ziek melden omdat ze zwanger is en als gevolg daarvan ziek? Dan kun je als werkgever een vergoeding krijgen voor de loonkosten in de periode dat de medewerker om die reden niet kan werken. Om deze vergoeding te krijgen vanuit de Ziektewet ben je als werkgever wel aan een aantal regels gebonden. Een van de regels is dat je de aanvraag tijdig doet. Je arbodienst kan je hierbij helpen.

Is je medewerker ziek thuis als gevolg van een ongeluk en is een derde partij schuldig? Ook dan kun je (een deel van) de loonkosten vergoed krijgen, net als de arbokosten en de kosten voor de verzuimbegeleiding. Dit valt binnen het zogeheten regresrecht. Wil je het ziek melden niet laten verlopen via de arbodienst? Dan mag je wettelijk gezien wel vragen of de ziekmelding valt onder de vangnetbepaling van de Ziektewet of het regresrecht. Niet iedereen begrijpt echter wat je hiermee precies bedoelt. Let er bij de uitleg op dat je niet specifiek naar de klacht vraagt. Kun je bij het afhandelen van de ziekmeldingen wel wat hulp gebruiken? Ook daarbij ondersteunt VerzuimPreventPlus. Zo weet je niet alleen zeker dat de verzuimbegeleiding op orde is, maar ook dat je bij het ziek melden volledig handelt volgens de wet.